Co-construire une solution logistique sur mesure pour le S.M.A. avec BearingPoint et Kbrw

Contexte : répondre à un besoin logistique spécifique au sein des Outre-mer

Le Service Militaire Adapté (SMA), rattaché au ministère des Outre-Mers, acteur essentiel de la formation et de l’insertion professionnelle des jeunes ultramarins, s’appuie sur une logistique structurée pour assurer ses missions. Jusqu’alors, les flux de biens et d’équipements étaient gérés via un logiciel développé en interne.

Face à la décision de décommissionner cette solution d’ici fin 2025, le SMA a fait le choix stratégique d’une solution dédiée et adaptée à son échelle.

C’est dans ce contexte que le SMA a sollicité BearingPoint (cabinet de conseil et management et technologies) et Kbrw (éditeur français de logiciels spécialisés dans la digitalisation des opérations critiques), pour imaginer, concevoir et déployer un nouveau Système d’Information Logistique (SIL), baptisé ALIZÉS (Approvisionnement Logistique et Inventaires Zonés pour les Équipements du Soutien).

Il s’agit en particulier de :

Déployer un outil simple et facile à prendre en main pour gérer les stocks de ses différents régiments dans un contexte de fort turnover d'utilisateurs lié au PAM (Plan Annuel de Mutation), entraînant une perte des connaissances et bonnes pratiques
Garantir le suivi des attributaires et bénéficiaires des équipements et matériels.
Assurer une traçabilité des inventaires conformément aux exigences de transparence et de responsabilité inhérentes à la gestion des fonds publics.

Une collaboration opérationnelle et partenariale

Le projet ALIZÉS s’inscrit dans une dynamique de co-construction étroite entre Kbrw, le commandement du SMA, les officiers du matériel, les experts de BearingPoint et les référents locaux des RSMA (Régiments de Service Militaire Adapté).

Tandis que BearingPoint pilotait la définition stratégique et l'accompagnement au changement, Kbrw adaptait sa plateforme d’orchestration de la Supply Chain aux besoins spécifiques du SMA et de ses utilisateurs:

Cadrer et valider les besoins fonctionnels et techniques avec les utilisateurs clés du SMA en s’appuyant sur la connaissance métier et process de BearingPoint et l’expertise technique de Kbrw;
Adopter une approche agile de développement impliquant pleinement les utilisateurs clés et utilisateurs finaux pour garantir l'adéquation entre la solution développée et les besoins terrain, assurant ainsi une appropriation optimale et une adoption réussie de l'outil par l'ensemble des utilisateurs;
Assurer un accompagnement personnalisé des utilisateurs clés, réparti sur les territoires et les régiments, lors des phases de reprise de données, formation et tests pour faciliter l'adoption et maintenir le projet dans les délais. Dès les premières phases, des ateliers de cadrage approfondis ont permis d’identifier les besoins opérationnels, de concevoir les workflows clés et de valider les premières maquettes fonctionnelles.

Fonctionnalités-clés déployées pour le SIL SMA :

Pour répondre aux besoins identifiés sur le terrain, nous avons mis en œuvre 5 fonctionnalités principales dans une logique de déploiement agile, en étroite collaboration avec les utilisateurs clés :

Dashboards opérationnels : valorisation des stocks, suivi des commandes, répartition des articles par RSMA.
Suivi financier automatisé : valorisation des stocks selon l’état des articles (neuf ou usagé), calcul dynamique après chaque opération.
Inventaires assistés : génération de listes imprimables, saisie assistée, gestion des écarts.
Gestion documentaire intégrée : génération automatique des formulaires administratifs
Import intelligent des commandes : analyse de fichiers Excel, détection des erreurs, traitement des cas de substitution ou surplus.

Cette approche participative a garanti une parfaite adéquation entre la solution livrée et la réalité terrain des utilisateurs.

Conçue comme une solution pragmatique et modulaire, ALIZÉS permet aux RSMA de :

Gérer efficacement leurs stocks répartis sur plusieurs territoires ultramarins, à l’échelle locale et dans le monde entier ;
Suivre les mouvements d’articles en prêt, en exploitation ou en recyclage ;
Assurer la traçabilité complète des biens distribués aux bénéficiaires (soutenus, compagnies, familles, externes) ;
Valoriser financièrement les stocks selon leur statut (neuf, usagé, réformé) en temps réel ;
Générer automatiquement la documentation administrative nécessaire au suivi logistique.

ALIZÉS est ainsi conçu pour répondre aux spécificités logistiques et opérationnelles du SMA :

Interface personnalisée par rôle : officiers du matériel, magasiniers, comptables, DAF, etc ;
Gestion complète du cycle de vie des biens : de l’achat (central ou local) à l’élimination, en passant par les prêts, les distributions et les retours ;
Référentiels métiers riches et dynamiques : articles, stocks, bénéficiaires, paquetages, emplacements, etc.

L’objectif est clair : garantir que l’ensemble des nouveaux officiers du matériel soient formés directement sur le nouveau système, et ainsi entamer une nouvelle ère logistique, plus fluide, fiable et centralisée.

Résultats et bénéfices

Déploiement complet en moins de 6 mois des 8 régiments du SMA (Guadeloupe, Guyane, Mayotte, Martinique, Nouvelle Calédonie, Polynésie Française, Réunion) et Centre de Formation de Périgueux ;
Uniformisation les pratiques logistiques au sein de ses différents régiments en prenant en compte les contraintes de coordination liées à la distance géographique et temporelle entre les RSMA ;
Adoption générale réussie de l'outil par tous les régiments avec des gains significatifs en temps et facilité de prise en main ;
Un outil opérationnel et maîtrisé dès la prise de fonction des nouveaux officiers du matériel ;
Une meilleure visibilité sur les flux logistiques, les stocks et la valeur des biens ;
Une standardisation des pratiques entre régiments, tout en conservant la souplesse nécessaire à leurs spécificités locales ;
Une transition maîtrisée grâce à une stratégie de reprise des données adaptée (commandes, stocks, référentiels, bénéficiaires).

Facteurs-clés de succès

Collaboration étroite entre toutes les parties prenantes SMA, Kbrw & BearingPoint ;
Forte implication des utilisateurs et de la chaîne de commandement dans le projet ;
Grande proximité créée avec les utilisateurs - notamment par des points réguliers et en personne malgré la distance et le décalage horaire ;
Une solution qui s’adapte aux spécificités de chaque régiment et qui uniformise les pratiques pour mieux piloter à l’échelle du SMA ;
Une aventure collective au service d’une logistique toujours plus agile et plus humaine.

Photos entrepôts et équipes (Cf en bas de ce doc)

Conclusion

À travers ce projet, le SMA engage une modernisation structurante de ses pratiques logistiques. En s’appuyant sur l’expertise de Bearing Point et la technologie de Kbrw, il se dote d’un outil pérenne, finement adapté, conçu pour accompagner les défis opérationnels quotidiens de ses régiments répartis aux quatre coins du monde.

ALIZÉS incarne un projet logistique au service d’une mission sociale et républicaine, avec une ambition claire : donner à chaque RSMA les moyens d’agir avec précision, autonomie et efficacité.